Pro­duk­tiv mit den bes­ten Tools

Pro­duk­ti­ver zu sein kann zwei Dinge bedeu­ten:

1. Du schaffst in einer bestimm­ten Zeit noch mehr
2. Was Du leis­ten musst, leis­test du in viel kür­ze­rer Zeit

Pro­duk­tiv zu sein ist schon seit eh und je ein wich­ti­ger Erfolgs­fak­tor. Vor allem in der heu­ti­gen Leis­tungs­ge­sell­schaft. Wenn du sehr pro­duk­tiv bist, kannst du auch mehr Auf­träge anneh­men, oder dei­nen Kun­den­kreis ver­grö­ßern und damit wirt­schaft­lich wach­sen. Glück­li­cher­weise ste­hen uns dank moder­ner Tech­nik viele Hel­fer­lein zur Ver­fü­gung. Viele von Ihnen, dank Smart­pho­nes, auch mit mobi­ler App.

Erin­nern wir uns zuvor an den wei­sen Satz von Cyril Nor­th­cote Par­kin­son:

Zwi­schen Wich­ti­gem und Unwich­ti­gem zu unter­schei­den, bil­det das Geheim­nis jeden Erfolgs

Ein­fach aus­ge­drückt, wir müs­sen die Auf­ga­ben zuerst prio­ri­sie­ren. Damit wären wir bei unse­rer ers­ten Kate­go­rie von Tools.

Manage­ment und Pla­nungs­tools

Wrike

Wrike ist ein wirk­lich tol­les Tool, mit dem du sehr pro­duk­tiv sein kannst. Es eig­net sich für Pla­nung, Orga­ni­sa­tion, Prü­fung und Zeit­er­fas­sung und bie­tet, selbst­ver­ständ­lich, auch eine mobile App für iPhone und Android an. Als Admi­nis­tra­tor kannst du jedem dei­ner Mit­ar­bei­ter oder Kol­le­gen ein eige­nes Board anle­gen. Du kannst aber auch Mit­ar­bei­ter kreuz und quer in ver­schie­dene Boards auf­neh­men, wenn bestimmte Pro­jekte die Mit­ar­beit von meh­re­ren Per­so­nen erfor­dern. 

Wie in den meis­ten moder­nen Tools arbei­test du auch in Wrike mit Tasks die in die ver­schie­de­nen Ver­ar­bei­tungs­sta­dien ver­scho­ben wer­den kön­nen. Bei­spiels­weise kannst du eine Auf­gabe ein­stel­len wel­che dann von der Per­son die sie bear­bei­ten soll, bei Arbeits­be­ginn in das Sta­dium „In Bear­bei­tung“ gestellt wird. Die bear­bei­tende Per­son kann vor Beginn der Bear­bei­tung die Uhr lau­fen las­sen, bei Pau­sen stop­pen und wie­der star­ten. Nach Erle­di­gung der Auf­gabe kann dann die Gesamt­dauer ein­ge­se­hen wer­den. Natür­lich kannst du Wrike auch nur für dich selbst nut­zen. Prio­ri­siert wird durch die vor­he­rige Defi­ni­tion von ver­schie­de­nen Far­ben für die unter­schied­li­chen Pro­zesse und Arbeits­schritte. Das wich­tigste jedoch an Wrike, und damit auch das, dass Wrike von allen ande­ren Tools abhebt sind seine Schnitt­stel­len. Du kannst Slack (Dazu kom­men wir noch), dein Drive, Con­flu­ence und zahl­rei­che andere Tools mit anbin­den. Wrike kann noch viel mehr aber das würde hier den Rah­men spren­gen.

Abschlie­ßend noch alter­na­ti­ven zu Wrike:

Trello ist die ein­fachste Vari­ante und emp­fiehlt sich sehr für Ein­zel­tä­ter. Auch hier kann prio­ri­siert wer­den und auch hier gibt es eine mobile App.


Kom­mu­ni­ka­tion

Skype

Bekannt seit eh und je und immer noch eine der belieb­tes­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tools auf dem Markt. Schnell instal­liert ermög­licht Skype Sprach- und Video­te­le­fo­nie über das Inter­net — auch per Desk­top- und mobile App. Sogar der eigene Bild­schirmin­halt kann über­tra­gen wer­den. Das ist sehr hilf­reich, wenn du jeman­dem einem Arbeits­pro­zess oder die Funk­tion eines Pro­gram­mes zei­gen möch­test. Dabei kann dir dein Gesprächs­part­ner direkt Fra­gen stel­len, wenn er etwas nicht ver­stan­den hat. Außer­dem kannst du via Skype Dateien aller Art ver­sen­den und emp­fan­gen. Im Gegen­satz zu E‑Mail gibt es bei der Größe der zu ver­sen­den Datei keine Grenze. Begrenzt ist jedoch die Teil­neh­mer­zahl bei Video­kon­fe­ren­zen. Hier sind maxi­mal 10 Teil­neh­mer mög­lich. 

Zoom

Mit maxi­mal 100 Teil­neh­mer ist Zoom quasi der große Bru­der von Skype wenn es um Video­kon­fe­ren­zen geht. Wei­tere Vor­teile von Zoom sind die Plan­bar­keit von Video­kon­fe­ren­zen und das Ver­sen­den der Links zum Mee­ting via E‑Mail. Damit ist es dir mög­lich eine Kon­fe­renz im Vor­aus­zu­pla­nen und den Link dazu gleich bei der Ein­la­dung der Teil­neh­mer mit­zu­sen­den. 

Slack

Slack bie­tet Video­kon­fe­ren­zen und Anrufe nur in der zah­lungs­pflich­ti­gen Vari­ante an. Das liegt daran, dass Slack für die schrift­li­che Kom­mu­ni­ka­tion kon­zi­piert ist. Und das auf unglaub­lich pro­duk­tive Art. Du kannst ver­schie­dene Pro­jekt­grup­pen erstel­len. In die­sen kön­nen dann die Per­so­nen Anfra­gen zum Pro­jekt schnell und unkom­pli­ziert erstel­len oder beant­wor­ten. Slack bie­tet noch den Vor­teil das jede Menge ande­rer Tools ange­bun­den wer­den kön­nen. Es ist mög­lich CRM oder DMS Sys­teme mit ein­zu­bin­den. Damit kannst du auf Wunsch auch deine Kun­den über ihre bestehen­den Sys­teme in deine Kom­mu­ni­ka­tion mit ein­bin­den. Und das alles auch von Über­all aus, denn auch Slack bie­tet eine mobile App an.


Zeit­er­fas­sung

Clock­odo

Pro­duk­tiv zu sein bedeu­tet deine Zeit rich­tig zu nut­zen. Wenn du für ver­schie­dene Kun­den arbei­test und die Über­sicht über die geleis­te­ten Stun­den nicht ver­lie­ren möch­test, kannst du mit Clock­odo deine Zeit tra­cken. Du kannst alle dei­nen Kun­den anle­gen und brauchst sie vor Arbeits­be­ginn nur aus­wäh­len, eine Beschrei­bung der Tätig­keit ein­tip­pen und auf Start zu kli­cken. Anschlie­ßend kannst du einen Bericht/Zeitnachweis für dei­nen Kun­den erstel­len und ent­spre­chend deine Rech­nung stel­len. Dar­über hin­aus kannst Du aber auch Berichte dar­über erstel­len wie­viel Stun­den dei­ner gesam­ten Arbeits­zeit du für wel­chen Kun­den auf­ge­bracht hast. Aber das war noch nicht alles. Falls Du Mit­ar­bei­ter hast, kannst Du auch diese anle­gen und ihnen einen Zugang geben. Dann kön­nen deine Mit­ar­bei­ter vor Tätig­keits­be­ginn den Kun­den wäh­len, die Tätig­keits­be­schrei­bung rein­schrei­ben und die Zeit erfas­sen. Nun hast Du sogar ein Über­blick dar­über, wie­viel Stun­den für einen Kun­den von allen invol­vier­ten Mit­ar­bei­tern gear­bei­tet wurde. Oder wie viele Stun­den ein ein­zel­ner Mit­ar­bei­ter für einen bestimm­ten Kun­den geleis­tet hat. Natür­lich kannst Du auch sehen, wie­viel Stun­den ein bestimm­ter Mit­ar­bei­ter ins­ge­samt in einem bestimm­ten Zeit­raum geleis­tet hat. Das nenne ich pro­duk­tiv arbei­ten!

Alter­na­ti­ven für die Zeit­er­fas­sung:

  • Toogl (Sehr unkom­pli­ziert)

  • Time Doc­tor (Sehr kom­plex – mit Ana­ly­se­funk­tio­nen usw.)

Alle der vor­ge­stell­ten Tools stel­len mobile Apps für das Smart­phone bereit. So kannst Du auch unter­wegs auf Anfra­gen reagie­ren, neue Auf­ga­ben ver­tei­len oder deine Zeit für Anfahrt zu dei­nem Kun­den erfas­sen. 

Du siehst, es gibt jede Menge Tools die dir den Arbeits­all­tag erleich­tern und mit denen du pro­duk­tiv arbei­ten kannst. Natür­lich sind die hier auf­ge­führ­ten Tools nur einige wenige – doch für dei­nen spe­zi­el­len Bedarf gibt es sicher das rich­tige Tool. 

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